7 Dicas Práticas de Como se Guarda um Documento

Prepare-se para uma aula de como você deve guardar seus documentos

de forma simples e prática - aí mesmo - na sua casa.

1º - Limpeza é essencial:

Onde estão seus documentos? Precisa separá-los e fazer a primeira limpeza da vida deles. Para limpar você pode usar Pincel Hake – parece uma trincha, de madeirinha clara, costurado a mão, muito lindo e o melhor, não danifica os papéis.

Hake Japonês Yoneda

Outro passo é usar o pó de borracha, o melhor limpador “a seco” em conservação de documentos, é um pó bem fininho de uma borracha especial. Use uma peneira para salpicar sobre o papel, daí você fará movimentos circulares bem suaves com uma flanela. Vai remover muitas marcas de sujeira, fuligem e gordura da superfície do papel.

Borracha em pó

Segue uma lista de borrachas especiais para limpar:

Borrachas especiais – São borrachas desenvolvidas exclusivamente para essa finalidade, como a Wishab e a Document Cleaner Powder, além dessas temos a Rubber Pad, para limpar sujeiras mais resistentes em capas de couro e verso de telas.

Borrachas para limpeza mecânica

Use luvas de algodão para manusear seus documentos. Um avental e máscara serão muito bem vindos para você não se sujar e não respirar mofo, fungos e poeiras, que são altamente nocivos.

Luvas, óculos, avental e máscara

Uma vez limpo, é hora de preparar o ambiente onde ficarão guardados. Deve ser um local seco, arejado e sem incidência de luz solar direta ou artificial. Sem perigo de infiltração, calor ou umidade.

2º - Arquivar não é construir um prédio:

Você nunca deve empilhar seus papeis. Pilha de papel pode cair, como o papel seco queima fácil, deixar um monte de papel pode ser muito combustível em um único lugar. 

A melhor forma de guardar um documento para durar é isolando uns dos outros com papel fino que possua reserva alcalina.

Você pode utilizar Envelopes, Jaquetas ou Pastas de conservação para separar e identificá-los, são feitos com papel apropriado que contém reserva alcalina e são montados com colas neutras.

3º Isolado, porém, seguro:

Nenhum arquivo deve ficar exposto a risco de incêndio, gordura de vapores dos alimentos, material inflamável ou de limpeza, fiação elétrica, doces - lembre-se: comida atrai pequenos insetos e roedores, etc..

Coloque em um armário seco (sala ou quarto que não sejam dormitórios), com prateleiras isoladas, esse é o ambiente mais apropriado, caso não tenha um escritório.

Isole essa prateleira com Tyvek 68g ou Poliéster, são muito resistentes e não possuem acidez na composição... Falamos de acidez na matéria: Problemas na conservação preventiva parte 1 e 2: Conservação Preventiva Parte 1 (casadorestaurador.com.br).

4º - Nada de plástico que não conhecemos:

A maioria das pastas e envelopes plásticos possui muita acidez na sua composição e podem destruir seus arquivos. Você deve usar as caixas apropriadas para um arquivo seguro e duradouro.

Caixas de conservação são feitas com cartões de papelão ondulado certificados, muito utilizado por museus e bibliotecas, com especificações técnicas que vão desde a sua espessura até a reserva alcalina no seu interior, dando maior longevidade para o arquivo.

Caixa com tampa solta e tampa fixa

5º - Guardando fotografias:

Para fotografias e impressões Fine Art, você deve utilizar os chamados Photo Bags, isso mesmo, em Inglês. Esses Photo Bags são produzidos em polipropileno quimicamente tratado, inerte, livre de ácido e PVC, proporcionando assim uma melhor conservação e uma qualidade de armazenamento de nível museológico.

São fabricados nos EUA.

Porta fotos de diversos tamanhos

Você ainda pode utilizar os Envelopes e Jaquetas de poliéster, Possuem pH neutro e são extremamente estáveis para guardar fotos.

6º - No horizonte tudo bem:

Documentos precisam ficar em superfícies planas, ou, caso consiga encher uma caixa de conservação utilizando jaquetas de papel espesso, poderá guarda-los em pé.

Mexa-se para organizar seu arquivo, mas não enrole! Papéis enrolados são, somente, para transportar.

Não tem outro jeito? É muito grande? Procure por embalagens especiais sob medida, para guardar esses gigantes.

Embalagem para transporte de arquivo sob medida

7º - Não cole nada em casa:

Adesivos caseiros não servem. Se precisar colar algum documento é só utilizar colas de pH neutro - acid free. Cuidado com marcas que você não conhece, procure colas com procedência reconhecida.

Colas de pH neutro acid free

Há opções de KITS CONSERVAÇÃO para quem está começando a arrumar as coisas em casa.

Veja alguns exemplos:

Kit iniciante – conservação

Kit conservação fotografia

Lembre-se dos processos de conservação (limpeza, local, divisórias, etc.) essas dicas servem para todos os tipos de papéis. Separe tudo que precisa proteger ou conservar.

Vale sempre lembrar que você deve selecionar por estado (mais / menos deteriorado), os papeis que exigirão maiores cuidados serão os primeiros a serem tratados.

Na dúvida, consulte um restaurador / conservador para te auxiliar na manutenção dos seus documentos.

Fábio Oliveira

Consultor de materiais técnicos

para a Casa do Restaurador